Jak slogan „Pracuj mądrzej, a nie dłużej” zastosować z powodzeniem w kancelarii prawnej? Poznasz kilka sposobów na uproszczenie swojej pracy i optymalizację działań.
Każdy z nas słyszał: „Pracuj mądrzej, a nie dłużej”, tyle że wdrożenie tego sloganu w życie niestety nie jest tak łatwe jak jego wypowiedzenie. Zwłaszcza jeżeli mowa o pracy w wolnym zawodzie, a przede wszystkim w kancelarii prawnej.
Przyglądam się pracy prawników od lat. Wielu z nich poświęca swojej karierze kolejne noce i tygodnie niewyspania. Rok po roku dokłada następne cegiełki doświadczenia okupionego potem, łzami i tysiącami godzin, których nie da się już odzyskać. Widząc ogrom zaangażowania i heroizm, trudno tego nie doceniać. Jednak zauważyłam, że pewną część czasu prawnicy, a przede wszystkim zarządzający kancelarią prawną są w stanie uwolnić.
Dłużej w końcu nie znaczy więcej, a z pewnością lepiej, gdyż zmęczenie odbiera nam kreatywność i zwiększa ryzyko popełniania błędów. Dlatego chciałabym podzielać się z Tobą 5 uwagami, które mogą pomóc Ci lepiej zorganizować pracę w kancelarii i mądrzej podejść do czasu pracy.
#1 Ujarzmiaj nowoczesne narzędzia
Świat pędzi w zastraszającym tempie i nie ogląda się za siebie. Dlatego stare, sprawdzone metody tracą na aktualności (czytaj papierowy terminarz lub rozpisani klienci w Excelu) . Aby poskromić rzeczywistość, pomogą Ci w tym nowoczesne narzędzia do zarządzania kancelarią i elektronicznego obiegu dokumentów. Z każdego miejsca Ty i Twój zespół możecie łączyć się ze sobą i się konsultować. Współpracować na tych samym dokumentach bez oczekiwania na gołębia pocztowego, a już na pewno bez zapychania skrzynek pocztowych.
#2 Standaryzuj sprzedaż przed indywidualizacją oferty
Wydaje się to takie banalne i oczywiste, a jednak wcale nie powszechne. Przygotuj zawczasu standardowe oferty, pakiety i cenniki, a będziesz miał punkt zaczepienia z klientem i zdecydowanie usprawnisz proces sprzedaży. W końcu łatwiej jest usmażyć stek z gotowego kawałka mięsa, który przechowujesz w lodówce niż poszukiwać go w sklepach dopiero, gdy masz go przyrządzić.
#3 Poświęć więcej czasu raz a dobrze
Bazuj na stworzonych wcześniej szablonach. Jako sprzedawca powiem, żebyś bazował na szablonach wiadomości, propozycji współpracy i odpowiedzi na pytania klientów. Zaś jako marketingowiec wspomnę o szablonach grafik, postów czy innych materiałów marketingowych. Natomiast z perspektywy każdego prawnika będą to oczywiście dostępne w kancelarii i powielane wielokrotnie u różnych klientów wzory umów, pism procesowych lub opinii prawnych. Części szablonów już używasz, jak chociażby wzorów pełnomocnictw. Przejdź zatem na wyższy poziom.
#4 Szukaj części wspólnych i upraszczaj
Wszystko z myślą o tym, byś oszczędzał czas. A skoro czas to pieniądz, to tym bardziej powinno Ci zależeć na skróceniu większości procesów począwszy od przygotowania oferty, poprzez dostarczenie usługi, po zakup nowych materiałów promocyjnych. Dlatego zastanów się, czy jest sens, aby cały zespół kancelarii podejmował decyzje strategiczne lub wchodził w każdy projekt u klientów.
#5 Nie bądź Zosią Samosią ani Adamem Słodowym
Może Cię zaskoczę, ale w tym punkcie nie chodzi tylko o to, by po prostu rozdzielać zadania z głową – zgodnie ze specjalizacją, uprawnieniami i doświadczeniem danego prawnika. Również zachęcam Cię do spojrzenia na swoją kancelarię jak na każdy inny biznes. Dlatego poważnie rozważ opłacające się rozwiązania tj.: outsourcing , podwykonawstwo, partnerstwo biznesowe lub skorzystanie z pomocy doradcy strategicznego. Ktoś, kto robi dane zadanie na co dzień, będzie po prostu szybszy, tańszy i ograniczy ryzyko błędów laika.
Mam nadzieję, że moje uwagi były pomocne. Zachęcam Cię do lektury kolejnych artykułów z kategorii zarządzanie kancelarią prawną i do obserwowania profilu Liczi LEX na LinkedInie.
Fot. www.pexels.com
